Transição - Como buscar uma boa reunião diária?

Em uma transição, é natural esperarmos diversos níveis de maturidade nas cerimônias e modus operandi de times diferentes. Uns estão mais maduros, outros menos. Dessa forma, compilei aqui alguns pontos de atenção que identifiquei em times ágeis em transição, em vários níveis de maturidade.
Alguns destes pontos de atenção acontecem em todos os times, independente da maturidade. Outros são um pouco mais raros. Vamos a eles então.

• Daily é do time e para o time, não é follow up para líder de projeto ou coordenador ou gerente

Um ponto interessante que notei em equipes menos maduras é que o líder de projeto ou o coordenador ou o gerente gostavam de participar da daily, sob a argumentação de que eles precisavam entender diariamente como está o andamento do projeto. Um dos pontos mais negativos deste tipo de situação é o time ficar intimidado e não aprender a se auto-organizar. A daily é do time, é um dos momentos onde eles vão aprender a se auto-organizar, onde eles vão se cobrar e onde o sentimento de ownership do valor por todo o fluxo de valor ganha corpo.

Para resolver esse problema, costumo sugerir que o facilitador faça uma reunião de sincronia com os coordenadores/gerentes/lideres de projeto após a daily. Dessa forma, mantemos o acompanhamento diário sem tirar a liberdade do time.

• O facilitador não precisa empurrar quem é o próximo a falar

Este é outro tipo de situação que inibe a criação de um ambiente para a auto-organização. Para resolver esse problema costumo sugerir que o facilitador promova a criação de uma roda e de um sentido para a sequencia (horario ou anti-horario) entregue um token (que pode ser uma caneta ou um apagador) nas mãos do primeiro a falar e deixe a coisa rolar. Quando um membro do time acaba de falar, ele passa o token para o próximo e assim vai até o último. Após algum tempo, não precisarão mais do token e terão dado um interessante passo rumo à auto-organização.

• Facilitador não precisa empurrar a próxima tarefa da pessoa

Bem, mais um clássico. Isso normalmente acontece quando uma das pessoas do time diz que não sabe o que vai fazer. Naturalmente, por ter uma visão holística do projeto, o facilitador empurra uma tarefa/estoria em vez de sugerir. Para resolver esse problema, sugiro ao facilitador uma abordagem mais socrática, procurando com perguntas, induzir o membro do time ao que parece ser o melhor caminho. Um dos pontos mais interessantes dessa abordagem é que, mesmo com uma visão holística, o facilitador pode estar errado. Perguntando e ouvindo argumentos ele pode se dar conta disso e trabalhar outro rumo com a pessoa.

• O time precisa falar para o time e não para o facilitador

Em outras equipes menos maduras, é possível repararmos o time falando diretamente para o facilitador. Isso é negativo pelos mesmos motivos que expus no primeiro item.

Para resolver este problema costumo sugerir ao facilitador que faça cara de paisagem, olhe para o teto, vá até a janela, entre no facebook pelo celular, mas sem nunca perder a atenção na reunião. Isso é para forçar o time a falar para o time e não para o facilitador ficar alheio à reunião.

• Daily não é hora de atualizar o quadro

A atualização do quadro deve acontecer de forma contínua. Houve alguma mudança na tarefa? Atualiza o quadro. As informações mais recentes devem sempre estarem disponíveis. Sei que a abordagem de muitos facilitadores são exatamente essa, aproveitar a daily para atualizar o quadro, pois facilitaria a integração da informação com todas as pessoas. Mas este alinhamento deve ser feito falando o que foi feito, pois justamente para isso que serve a daily. Estorias com lead time de horas podem ser postergadas, pois o time pode ter a falsa impressão de que precisa puxar alguma coisa somente após a daily. Já precisei quebrar essa cultura algumas vezes ou por termos pessoas sem ter o que fazer no restante do dia ou por ter pessoas com excesso de estórias sob os seus nomes. O batch destas pessoas era diário. Não é que elas estavam trabalhando em 10 estórias naquele momento, mas era o que ela pretendia fazer até a próxima daily. Além de dar uma visão destorcida do que realmente está acontecendo, perdemos o princípio de trabalharmos em uma coisa de cada vez. Quando expliquei, em todas essas oportunidades, que o quadro deve ser atualizado continuamente, as pessoas entenderam o que era necessário e o seu work in progress caiu para um!

• Atraso é falta de respeito e não pode passar em branco

Bem, acho que nem preciso me alongar muito neste ponto. Se você tem dúvidas de que isso é um desrespeito com o time, escreva algo nos comentários que discutiremos sobre isso. Para resolver esse problema, costumo sugerir abordagens lúdicas, como criar uma placa e pendurar no pescoço dos atrasadinhos.

• A daily precisa ser objetiva para durar os 15 minutos ou menos

O objetivo da daily é dizer o que foi feito antes, o que fará depois e dizer quais são os impedimentos. É um alinhamento para todos no projeto ficarem na mesma página. Quer discutir sobre os impedimentos, faça depois da daily.

• Se sobrar tempo, é uma ótima oportunidade para o facilitadores informar sobre pontos importantes do projeto

Apesar do objetivo da daily ser o descrito no ponto anterior, já vi casos em que o facilitador comunicou algo importante no fim da reunião, com o objetivo claro da transparência. Acho essa atitude extremamente positiva, pois nesse momento, em equipes um pouco maiores, é quando você tem todos os envolvidos no projeto juntos. Mas atenção: é para fazer um comunicado e não discutir o sexo dos anjos. Quem ficar com duvidas pode procurar quem for de interesse depois e discutir.

Uma observação sobre esse texto é que não estou falando apenas de Scrum, mas de métodos ágeis.